天意養老院管理系統是專門針對養老機構日常管理而開發的一套管理軟件,軟件界面設計簡潔美觀,可大幅提升服務質量,提高工作效率。系統主要包括接待管理、費用管理、老人管理、員工管理、床位管理、護理管理、事故處理、庫存管理等管理組件為一體,涵蓋了養老院整個運作流程。系統設計以具體的業務對象為目標,以老人為中心,以業務為主線,充分重視客戶的管理特色和風格。系統中行政管理、養老護理、計費按實際業務相互關聯,又相對獨立,可分別由多個崗位有不同權限辦理業務,便于各位相互監督、制約,及實現養老院崗位專業化。天意養老院管理系統是為數不多的,真正從管理層角度設計的養老院精品軟件。不僅僅實現業務功能,重在體現監督、控制與協調管理。為老年公寓的規范化管理,提供有力的執行手段。
  
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一、功能特點
  1、系統設置:對本軟件一些基本信息的設置,包括有:樓宇設置、房間設置、月收費標準設置、特殊服務費設置、階段性費用設置、數據字典、系統參數等設置。
2、接待管理:主要包括咨詢接待、來訪登記、床位查詢、老人查詢等內容。
3、老人管理:主要包括入住管理、請假管理、特殊服務、辦理退住、護理記錄、事故記錄、生日提醒、媒介渠道對比等內容。
4、收費管理:主要包括費用結算及續費、備用金繳費、入住繳費、退住結款、現金記賬、老人銀行清單、繳費明細查詢、老人欠費清單等內容。
5、護理員管理:主要包括員工管理、員工請假、員工獎懲、生日提醒等內容。
6、庫存管理:主要包括貨品檔案、入庫管理、出庫管理、出入庫統計等內容。
二、系統要求
  1、計算機硬件在486等級以上。
2、軟件要求操作系統為中文WIN98SE,WIN2000,WINXP或更高版本。
3、裝有microsoft數據庫驅動程序
4、屏幕分辨率800X600以上
三、各功能詳細說明
  1、系統主界面

2、系統設置
  2.1 樓宇房間設置
 

模塊功能:房間設置是公寓的基礎。
依次增加 大廈、樓層、房間信息。
房間信息的變更也在此編輯



2.2 月收費標準設定
  模塊功能:編輯公寓的收費標準
注意,床位費涉及退費計算,如個案有不同費用,可在老人編輯中定制。
老人入住、退住、短期居住,系統都智能按規則核算月、日費用。

2.3 月入住初始費設定
  模塊功能:設定老人入住時,應繳的費用
注意,老人入住時,可在老人編輯中選擇和修改所需費用。

2.4 特殊服務費設定
  模塊功能:設置特殊服務的費用標準。
項目也可以不填寫費用標準,具體服務時,按實際發生登記。

2.5 階段性費用設定
  模塊功能:設定降溫費、取暖費、過節費等階段性費用。
a、 系統智能判斷,用戶入住是否在收費有效期
b、系統自動核算應收多少天的費用
c、請假、退住結算時,系統自動按日核算,退回或收取此類費用
d、 重要:一旦增加新收費項目、系統既開始預收取暖費、節日費

2.6 數據字典維護
  模塊功能:各個模塊常用輸入條目,做成字典詞條。
錄入時只選擇即可。簡化操作過程,當項目內容增添變化時,在此維護。
注意:關注字典中 “現金記賬”  “獎懲類型” “事故類型”等,應隨實際變化,隨時編輯此字典。

3、接待管理
  3.1 咨詢接待
  模塊功能:來訪咨詢,電話咨詢、預約床位的登記信息。
記錄來訪老人的資料、聯系方式、接待員工等信息,作為潛在客戶資料庫。
a、接待信息登記
咨詢可以預約30天以內的房間,床位狀態會顯示為預約,如老人預約期滿后,系統會自動將該預約撤消,床位狀態恢復到空閑。
如有其他老人入住可停止對當前的預約狀態。

b、接待信息查詢
條件查詢方式:可以按了解渠道、咨詢人、老人狀態、咨詢時間等組合查詢,如圖所示。其中姓名類的允許只輸入姓名中一個字即可。

c、咨詢轉入住
當咨詢的老人入住時,可在咨詢庫中選中老人,直接點“咨詢轉入住”按鈕。其資料將自動提交到老人入住檔案中。

3.2 來訪登記
  模塊功能:老人家屬來訪已住老人的登記信息。

3.3 床位查詢
  模塊功能:查閱當前所有床位的情況,圖形化直觀顯示所有床位狀態,如:在住、空床、請假等,用不同顏色標志床位信息。
點擊可查看床位所在老人的詳細信息。

3.4 老人查詢
  模塊功能:公寓老人一覽表 ,提供多種查詢方式,功能請參閱下章“入住管理”。區別此處僅有查詢權限,不允許修改,供客服人員使用。

4、老人管理
  4.1 入住管理
  模塊功能:老人信息登記、床位調整、費用制定、健康情況、親屬信息
此是老人管理中主模塊,功能最多,涉及范圍最廣,也最重要的模塊。
主界面如下:分為查詢區、查詢結果瀏覽區

a、條件查詢:提供多種查詢方式。可根據姓名、性別、年齡、入住時間、房間號、合同號等來查詢、瀏覽老人信息。也可根據家屬信息查詢,工作單位等組合查詢。其中姓名類的允許只輸入姓名中一個字即可,如圖

b、清除查詢:清除查詢條件,為重選查詢做準備
注意:如想忽略老人狀態,在所有老人中查找,必須先清除查詢條件

c、老人編輯:點擊增加、修改按鈕,
都會進入老人編輯,如圖

d、老人信息:根據合同和護理等級評測結果,填寫老人信息,分為以下幾部分
(1) 基本情況入住時間,老人姓名、年齡、家庭住址等身份信息
(2)健康情況健康檢查情況的輸入,主要疾病、用藥、主治醫院、簡易病史等
(3)
老人近況主要是老人的飲食、性格、嗜好、異常表現等個人特點信息
(4)管理信息護理級別、入住費、床位費用的確定,指定老人的主要責任護理員
(5)床位安排和調整:點擊“選擇床位”,可以為
公寓內老人房間、床位的更換調整
e、親屬信息:
老人親屬的信息,身份證號和聯系方式

f、入住初始費
老人入住時,系統默認有交納的初始費用,如押金、一次性用品等
根據每個老人的不同情況,可在此選定或修改費用,打鉤的為有效

g、繳費情況:在此可瀏覽老人的繳費記錄。

h、護理記錄:在此瀏覽老人健康情況動態變化和護理記錄

4.2 請假管理
  模塊功能:老人請假外出的管理和記錄
重點:老人請假超出一定天數,將按天退護理費、伙食費。系統默認為5天,可在系統設置中修改設定。
老人請假后,有
3種狀態:請假、已銷假、已結算
(1)請假即退假期的階段性費用(降溫、取暖、節日費)
(2)老人請假超出5天,將按天退護理費、伙食費;
(
3)報假日:即離開公寓,此天不算入住
(4)銷假日:即假期的尾天,回來的前一天,此天不算入住(狀態轉換為已銷假);
(5)系統根據請假時間周期和狀態,記錄在月結費用中,判斷是否退費。(狀態轉化為已結算);
(6)如果請假結束后要求退住的情況下,必須要先銷假后在退住。

4.3 特殊服務
  模塊功能:特殊護理和其他費用發生時登記,在月結、退住收費時收取此費用。
a、特殊服務登記:
依據特殊護理費用項目表登記(在基礎數據設置)。

b、特殊護理記錄總覽

4.4 辦理退住
  模塊功能:為老人辦理退住手續,或死亡登記。
重點:確定退住的時間,自動標注相關聯的床位信息。
辦理手續時,選擇退住類型,寫明退住原因。
此時床位狀態已顯示為空閑狀態,可以再次接納其他老人。

4.5 護理記錄
  模塊功能:建立護理檔案。
a、護理記錄登記

b、護理記錄瀏覽查詢

4.6 事故記錄
  模塊功能:事故登記上報發生老人事故后,及時在此登記。
a、事故記錄登記

b、事故記錄瀏覽查詢

4.7 生日提醒
  模塊功能:老人生日,員工生日提醒
公寓內,老人和員工的生日,可顯示在同一列表中
,方便一起慶祝。
可按日期先后排序,打印月生日列表。

4.8 媒介渠道對比
  模塊功能:對客戶的入住渠道信息,進行分析統計,提供圖形化顯示。
為管理層做市場調研,廣告投放決策提供依據。

分為兩類分別統計

a
在住老人的媒介渠道;
b
電話咨詢、來人咨詢的客戶渠道。

5、收費管理
  5.1 費用結算及續費
  模塊功能:根據上此結算周期段生成結算清單,打印收費收據。
(1)查詢來繳費的老人:輸入姓名或房間號,查到老人信息。

(2)月結:選中老人姓名后,點擊屏幕下方“月結”按鈕,進入費用結算。
(3)費用結算:可選擇交款、掛賬或免除,填入實收金額。

(4)追加月費用:每點一次,可追加一個月的入住費。
(5)繳費保存:點“繳費保存”,即開始打印收據。收據打印效果如圖:

5.2 備用金繳費
  模塊功能:這里只對剛入住,合同未簽完的客戶(觀察期的試住老人
僅交納備用金等初始費,此時入住費標準還未最終審核

5.3 入住繳費
  模塊功能:入住后,合同已簽訂完成的客戶。
此時入住費已經審核,在此交納第一次入住費。
如老人尚未交過備用金等初始費,此時系統會智能判斷,一并收取。

5.4 退住結款
  模塊功能:在辦理退住手續后,在此結款
系統自動核算各種應收應退各種費用。

退住時是不能掛賬的。注意收款金額,負值為退款。

5.5 現金記賬
  功能1:本功能設計為公寓流水賬記錄,支出、臨時收入
功能2:老人日常消費,沒有使用服務記賬方式,而直接用現金支付的費用記錄;
功能3:在此模塊,可查閱所有歷史發生過的賬目內容。

5.6 老人銀行清單
  模塊功能:顯示關于老人銀行存款、取款和消費的詳細賬單。

5.7 繳費明細查詢
  模塊功能:旨在對老人收費記錄,提供多功能的查詢組合方法
目的:為監察、審核提供有力手段

5.8 老人欠費清單
  模塊功能:顯示欠費老人的詳細賬單。

6、護理員管理
  6.1 員工管理
  模塊功能:員工信息檔案,記錄護理員的檔案資料、聯系方式、護理級別等詳細信息
a
檔案編輯在此可以調整員工狀態:試用、在職、離職登記

b、檔案瀏覽:根據需要的條件查詢瀏覽

6.2 員工請假
  模塊功能:護理員請假、銷假管理
每月的請假記錄,可導出
EXEL表給相關部門使用,如:人事部工資核算

6.3 員工獎懲
  模塊功能:員工獎罰記錄、金額、時間、原因等信息登記。
獎懲記錄可按周、月份匯總報表

6.4 生日提醒
  模塊功能:老人生日,員工生日提醒
公寓內,老人和員工的生日,可顯示在同一列表中
,方便一起慶祝。
可按日期先后排序,打印月生日列表。

7、庫存管理
  7.1 貨品檔案
  模塊功能:對本單位貨品進行檔案登記。

7.2 入庫管理
  模塊功能:對貨品進行入庫登記。

7.3 出庫管理
  模塊功能:對貨品進行出庫登記。

7.4 出入庫統計
  模塊功能:對貨品出入庫情況進行詳細統計

8、系統維護
  8.1 操作權限
  點擊主窗口左側的“系統維護”→“操作權限”按鈕,打開操作權限窗口。添加操作人員,請點擊“增加”按鈕,錄入操作人員名稱和操作密碼,注意操作人員名稱不能相同。刪除某操作人員,請選中該人員點擊“刪除”按鈕。系統默認操作人員所有權限為“不允許操作”,如允許某項操作,請點擊該項“不允許操作”,顯示“是否允許操作”前點擊打勾即可。

8.2 數據備份
  點擊主窗口左側的“系統維護”→“數據備份”按鈕,打開數據備份窗口。系統默認備份路徑是當前文件夾下的backup,也可點擊“選擇目錄”按鈕來更改備份路徑,點擊“備份”按鈕進行數據備份。注意:如果系統需要重新安裝且保留原來數據,請選擇備份路徑一定在安裝文件夾外的位置,以防止備份數據被覆蓋。

8.3 數據恢復
  點擊主窗口左側的“系統維護”→“數據恢復”按鈕,打開數據恢復窗口。系統默認備份路徑是當前文件夾下的backup,如恢復其它路徑中的備份文件,可點擊“選擇文件”按鈕來更改恢復路徑,點擊“恢復”按鈕進行數據恢復。

8.4 數據壓縮
  點擊主窗口左側的“系統維護”→“數據壓縮”按鈕,打開數據壓縮窗口。點擊“開始壓縮”按鈕開始壓縮數據,完畢退出本窗口。

8.5 數據清理
  點擊主窗口左側的“系統維護”→“數據清理”按鈕,打開數據清理窗口。點擊“開始清理”按鈕開始清理數據,完畢退出本窗口。

四、軟件正版注冊
      用戶按照“軟件注冊”項目中的方式匯款后,請及時將您購買軟件的名稱、單位名稱、聯系地址、郵政編碼、聯系人、EMAIL地址及匯款憑證傳真給我們,我們收到傳真后將立即將光盤、加密鎖及發票郵寄給您。如需當天直接獲得軟件注冊碼,我們會將軟件注冊碼發到您的電子郵箱。
    寄送一律通過郵局以掛號方式送到用戶指定地點,全國大中城市一般2-4天送到。如需特快專遞,匯款時請再匯加特快費22元,特快專遞可以在48小時內送到。

    購買后將享受終身免費升級服務及免費技術服務支持!有技術問題請直接發EMAIL,任何問題都可以在24小時內得到專業工程師解答。
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五、疑難問題解決及技術支持
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